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手机摇一摇,轻松预订会议室

编辑:集团信息管理中心

以前

场景一:会议室真的很难订。下周一安排了和供应商交流会,小李周四一早就来到企业,顾不上吃饭,就到前台排队等着订会议室,在小李前面已经有3个人在等着了。8点钟,前台MM来了,拿出会议室登记本,依次登记,等轮到小李一看,下周一的会议室已经订完了,真是欲哭无泪,只好再到别的楼层排队碰运气。

场景二:一般人我不告诉他。领导临时要开一个碰头会,吩咐小李找个会议室,小李楼上楼下跑了几圈,汗如雨下,问候了所有前台美女,时间过了半个小时,还是没有找到会议室,只好求助于会议室预订达人帅哥小王,小王拿起电话:

张美女,21层有空会议室吗?没有。

刘美女,22层有会议室吗?都用着。

陈美女,23层有会议室吗?等等啊,我帮你看看领导还开会不。

1分钟后,2会领导会议取消了,你来用吧,我给你留着。

谢天谢地,终于找到会议室了,暗暗发誓,一定要想办法和前台MM搞好关系。

改变

根据集团领导全面实现信息化管理的工作要求,会议室预订系统作为一个重要的信息化项目列入研发计划,我很荣幸接到了这项任务。要做就做最好是每一个万达人做事的态度,既然要做,大家就要做最好用的会议室预订系统,大家不仅要能在电脑上预订会议室,大家还能在手机上预订;不仅在企业能预订会议室,在家里、上班路上、任何地方也都能预订会议室。

项目开始之初,项目小组参观了几个兄弟企业,吸取他们的经验和教训;与行政部领导、前台会议室管理员、各部门员工沟通交流,从不同的用户角度听取他们对会议室预订系统的需求,特别是集团行政部领导,多次和大家一起进行需求和方案的讨论,从会议室使用和管理的角度提出了许多有益的建议;在信息管理中心内部广发英雄帖,有相关经验的同事也纷纷献计献策。综合各方需求和建议,大家确定了会议室管理系统的初步方案。

集团信息中心总经理朱战备和行政部总经理姜国洲多次听取汇报,并作出了一些方向性的指示:

本楼层的人员应该可以优先使用本楼层的会议室……

需要有一定的管理手段,保证会议室有效使用……

对违规使用会议室人员,需要有一定处罚措施,督促他们合理使用会议室资源……

操作方式要让用户使用起来更方便,用户的体验是最重要的……

细节决定成败,信息管理中心副总经理罗震全程关注和引导,要求项目组对每一个细节仔细推敲,每一项功能、页面每一种配色、每一处文字的字体及大小、每一个按钮的位置、每一个提示信息都反复进行优化调整。经过项目组全体人员的努力,万达集团会议室预订系统于10月份开始正式在集团上线使用,凭借技术先进性、使用的方便性、功能的完备性,会议室预订系统很快在全集团得到推广,获得了一致好评。

会议室预订系统的宣传口号:摇一摇,轻松预订;扫一扫,快速签到。

现在

场景一:订会议室就是这么简单。下周一要和供应商交流,小李周四早上来到企业,坐在餐厅,悠闲地吃着早餐,看到8点会议室预订开放时间到了,边吃肉饼边打开手机,1分钟后,成功预订了下周一的会议室。

场景二:领导自己摇。领导临时安排一个碰头会,吩咐小李找个会议室,小李不慌不忙,拿出手机,轻轻一摇,马上找到一个会议室并成功预订,领导一看,行了,以后不用你找会议室了,我自己摇吧。

会议室预订系统让所有人随时看到每个会议室的使用情况,方便用户在会议室空闲时及时使用,极大地提高了会议室的使用效率,根据大家对10月份会议室使用效率的统计,以每个工作日8个小时有效工作时间基数计算,集团会议室的使用效率高达83%。根据大家的抽样调查,会议室预订系统上线前,每个员工平均每周花费在找会议室的时间至少在15分钟以上,按照集团1000名员工计算,每周15000分钟,每月超过60000分钟,相当于5个人一个月的工作量。不算不知道,一算吓一跳,小小会议室预订系统至少能为集团节省5个人力的工作量,按照集团员工的平均工资计算,每年上百万。

会议室预订系统上线前,每层的会议室管理员每天必须早上8点前来到企业,为大家预订会议室,每天有约一半的时间忙于接听找会议室的电话,安排协调会议室的使用,会议室预订系统上线后,除了处理一些特殊需求外,基本不再为会议室管理花费太多的时间,可以有更多的时间来处理领导交办的其他工作。

对来万达的访客来说,会议室预订系统是他们首先有机会接触到的信息系统,毫不夸张地说,会议室预订系统在一定程度上代表了企业的IT形象。当一个合作伙伴的人员来企业交流,看到大家摇一摇预订会议室、扫一扫进行签到,对大家的会议室预订系统给予很高的评价时,作为万达人,我骄傲;作为万达信息人,我更自豪。会议室预订系统集团总部成功运用后,下一步将向所有下属企业推广,以切实提高整个集团的行政办公效率。

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